Normalmente, los pasos para la preparación y presentación de una oferta electrónica serían los siguientes:

1. Entrar en la PCSP con el ID de usuario y contraseña, y buscar el expediente que nos interesa en el icono “Licitaciones”. Una vez localizada y seleccionada la licitación publicada, se debería añadir la licitación a “Mis licitaciones”.

    

   De este modo, cada vez que queramos entrar en la licitación en cuestión, la tendremos localizada y será fácilmente accesible.

2. Una vez dentro de la licitación, tendremos la posibilidad de acceder a la herramienta de la PCSP para poder “Preparar oferta/solicitud de participación”.

    

   Nota a tener en cuenta: la primera vez que accedamos a la herramienta, debemos hacerlo a través del enlace “Crear nueva oferta/solicitud de participación/subsanación-importar oferta”. Podemos ir preparando la documentación sin temor a perderla. Y, si en otro momento posterior, después de haber salido, queremos volver a acceder y continuar la preparación de la oferta, deberemos hacerlo a través del enlace “Continuar la preparación de una oferta/solicitud de participación/subsanación”, pues si lo hacemos a través del enlace de “Crear nueva oferta”, se eliminará lo realizado en la sesión anterior.

   Es importante tenerlo en cuenta, pues la herramienta permite no tener que preparar la oferta de forma seguida y sin interrupción, sino que puede hacerse por fases y se va guardando todo. Siempre y cuando, obviamente, no haya llegado la fecha y hora final para la presentación de ofertas.

3. La herramienta para preparar la oferta arranca en el equipo local, sin conexión con la PCSP.

   Una vez dentro de ella, podremos conocer la información y documentación que, en particular, se solicita en el expediente de contratación, pudiendo distinguirse las siguientes Categorías:

   1. Datos Licitación: son los datos básicos del expediente, que, en principio, vienen ya cumplimentados por el órgano de contratación.
      
      
   2. Licitador: son los datos básicos de la empresa que licita y hay que registrar en este apartado al apoderado o apoderados que van a firmar.

      Cada apoderado debe tener un certificado válido. Si son apoderados mancomunados, deben añadirse todos y todos deberán firmar. En el caso de ser solidarios, basta la firma de uno.

      Cuando el licitador es un autónomo, puede introducir sus datos en la información del apoderado.

   3. Autorizaciones: en esta categoría se permite conceder o denegar el permiso tanto para el uso de comunicaciones electrónicas como para consultar los datos del licitador que obren en poder de terceros (ROLECE, Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, Servicio de Verificación de Identidad, Caja General de Depósitos).

      Consideramos recomendable facilitar dicha autorización, pues ello evita, en su caso, la obligación de tener que aportar más documentos con nuestra oferta.

   4. Lotes: esta categoría aparece solamente cuando el objeto del contrato se divide en lotes. En tal caso, deben marcarse los lotes a los que se va a presentar oferta.

   5. Sobres: en esta categoría se puede comprobar los documentos que se exige aportar en cada sobre, y sirve para incorporar los documentos requeridos y firmar (tanto los documentos como los sobres).

      Los documentos en cada caso exigidos pueden visualizarse bien en formato de listado (“Visualización por documento”) o bien en función de los requisitos que deben cumplirse (“Visualización por requisito”). A veces existe, además, la opción de descargar una plantilla del documento en cuestión.

      Cada uno de los documentos se debe ir preparando en el equipo local en función de lo que en cada sobre se exige, y, una vez preparados se van anexando.

      Una vez estén incorporados todos los documentos de cada sobre, deben ser firmados uno a uno. Recordamos que existe la posibilidad de cofirma (por ejemplo, en caso de firma de apoderados mancomunados).

      Y, cuando todos los documentos de todos los sobres estén completos y firmados, habrá que firmar también cada sobre.

      Resulta útil la opción “Validar”, para comprobar si falta por acreditar algún requisito o incluso alguna firma.

      La oferta estará preparada una vez que los iconos de los documentos y los sobres estén de color verde.

       

4. Llegados a este momento, puede aún modificarse algún documento. Basta para ello con seleccionar el sobre en el que se encuentre, y acceder a la opción de modificar sobre seleccionado.

5. Una vez preparada la oferta, y antes de enviarla, recomendamos utilizar la opción que da la herramienta de “Simular presentación”, para poder comprobar si está todo correcto.

   Y recomendamos hacerlo con suficiente antelación respecto de la fecha de presentación de ofertas, para poder disponer de tiempo para, en su caso, poder subsanar, pues la responsabilidad de completar la oferta dentro de plazo, y de hacerlo correctamente, es única y exclusiva del licitador.

   En caso de que, tras simular la presentación, la herramienta confirme que está todo correcto, ya podría enviarse la oferta.

6. Tras el envío de la oferta, la herramienta da la posibilidad de descargar o imprimir el justificante de su presentación.

   No tendrían por qué darse mayores problemas en la preparación y presentación de las ofertas electrónicas. Ahora bien, no siempre puede garantizarse que no se van a producir fallos técnicos. Es por ello que, desde SAEZ ABOGADOS, recomendamos siempre no apurar el plazo límite de presentación de ofertas.